Tự động hóa quy trình
Quy trình Lotics là các chuỗi bước khai báo kết hợp công cụ, luồng điều khiển và biểu thức để tự động hóa nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Thay vì viết code, bạn định nghĩa điều gì xảy ra khi một sự kiện cụ thể phát sinh, và công cụ quy trình xử lý việc thực thi, thử lại và quản lý trạng thái. Một quy trình duy nhất có thể nhận email, trích xuất dữ liệu bằng AI, truy vấn và cập nhật bản ghi, tạo chứng từ và gửi thông báo, tất cả mà không cần rời khỏi nền tảng.
Quy trình là gì?
Quy trình trong Lotics là một chuỗi các bước thực thi tự động khi điều kiện trigger được đáp ứng. Mỗi quy trình có đúng một trigger và một hoặc nhiều bước. Các bước chạy theo thứ tự, và mỗi bước có thể tham chiếu dữ liệu từ sự kiện trigger hoặc từ các bước trước đó thông qua biểu thức. Quy trình được thiết kế để thay thế các tác vụ thủ công, lặp đi lặp lại mà đội vận hành thực hiện hàng ngày: sao chép dữ liệu giữa các hệ thống, gửi email theo dõi, cập nhật bảng tính, tạo báo cáo.
Quy trình mang tính khai báo: bạn chỉ định trigger, định nghĩa các bước và cấu hình đầu vào cho mỗi bước. Công cụ quy trình quản lý thứ tự thực thi, xử lý lỗi và duy trì trạng thái giữa các bước. Nếu một bước thất bại, quy trình ghi lại lỗi với đầy đủ ngữ cảnh để bạn có thể chẩn đoán và khắc phục. Không có lỗi bị bỏ qua.
Trợ lý AI có thể xây dựng quy trình từ mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên. Mô tả những gì bạn muốn tự động hóa ("khi khách hàng gửi biểu mẫu yêu cầu booking, tạo bản ghi lô hàng, phân công cho đội vận hành và gửi email xác nhận") và trợ lý sẽ tạo quy trình với trigger, bước và biểu thức chính xác.
Các loại trigger
Mỗi quy trình bắt đầu bằng một trigger, sự kiện khiến quy trình chạy. Lotics hỗ trợ 9 loại trigger bao phủ các cách phổ biến nhất mà công việc đến tay đội vận hành: thay đổi dữ liệu, thông tin liên lạc đến, tác vụ theo lịch, hành động người dùng và sự kiện từ hệ thống bên ngoài.
Trigger được cấu hình cho từng quy trình và không thể kết hợp. Nếu bạn cần cùng một quy trình chạy theo cả lịch và thay đổi bản ghi, hãy tạo hai quy trình gọi cùng một chuỗi bước. Mỗi trigger cung cấp dữ liệu ngữ cảnh mà các bước tiếp theo có thể tham chiếu qua biểu thức.
| Trigger | Kích hoạt khi | Dữ liệu ngữ cảnh |
|---|---|---|
| record_updated | Bản ghi được tạo, cập nhật hoặc xóa trong bảng chỉ định | Toàn bộ dữ liệu bản ghi, các trường thay đổi và giá trị trước đó |
| recurring_schedule | Biểu thức cron khớp (ví dụ: mỗi ngày làm việc lúc 9h sáng) | Thời gian thực thi theo lịch |
| receive_gmail_email | Email mới đến tài khoản Gmail đã kết nối | Người gửi, tiêu đề, nội dung, tệp đính kèm |
| receive_outlook_email | Email mới đến tài khoản Outlook đã kết nối | Người gửi, tiêu đề, nội dung, tệp đính kèm |
| button_pressed | Người dùng nhấn nút trong một hàng của bảng | Dữ liệu bản ghi từ hàng chứa nút được nhấn |
| form_submitted | Biểu mẫu công khai hoặc nội bộ được gửi | Tất cả giá trị trường đã gửi |
| record_submit | Bản ghi được gửi để duyệt qua hành động submit | Toàn bộ dữ liệu bản ghi và người gửi |
| app_action | Hành động được kích hoạt từ ứng dụng nhúng trong chat | Ngữ cảnh ứng dụng và tham số hành động |
| receive_webhook | Yêu cầu HTTP POST được nhận tại URL webhook của quy trình | Nội dung yêu cầu, headers và tham số query |
Các loại bước
Các bước là thành phần cơ bản của quy trình. Mỗi bước thực hiện một hành động duy nhất: gọi công cụ, đánh giá điều kiện, lặp qua danh sách hoặc tạm dừng thực thi. Các bước chạy tuần tự, và đầu ra của mỗi bước có sẵn cho các bước tiếp theo thông qua công cụ biểu thức.
Lotics cung cấp 7 loại bước bao phủ đầy đủ nhu cầu tự động hóa, từ gọi công cụ đơn giản đến logic phân nhánh phức tạp và mẫu chờ bất đồng bộ.
| Loại bước | Mục đích | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| tool_call | Thực thi bất kỳ công cụ đã đăng ký nào (trích xuất AI, thao tác bản ghi, gửi email, tạo chứng từ, yêu cầu HTTP) | Trích xuất dữ liệu hóa đơn từ tệp đính kèm, tạo bản ghi, gửi thông báo Slack |
| if/else | Phân nhánh có điều kiện dựa trên biểu thức đánh giá đúng hoặc sai | Nếu tổng hóa đơn vượt $10.000, chuyển đến phê duyệt quản lý; nếu không, tự động phê duyệt |
| switch | Phân nhánh đa hướng dựa trên khớp biểu thức với nhiều trường hợp | Chuyển yêu cầu hỗ trợ đến các đội khác nhau theo danh mục: thanh toán, kỹ thuật, vận chuyển |
| foreach | Lặp qua một mảng, thực thi các bước con cho mỗi phần tử | Với mỗi mục trong hóa đơn, tạo bản ghi riêng và xác nhận với PO |
| wait | Tạm dừng thực thi trong khoảng thời gian chỉ định | Chờ 24 giờ sau khi gửi nhắc thanh toán trước khi chuyển lên thu hồi nợ |
| wait_for_event | Tạm dừng thực thi cho đến khi sự kiện cụ thể xảy ra (ví dụ: trạng thái bản ghi chuyển thành 'đã duyệt') | Chờ quản lý phê duyệt đơn đặt hàng trước khi tạo thanh toán |
| return | Thoát quy trình sớm và trả về giá trị kết quả | Nếu phát hiện bản ghi trùng lặp, trả về thông báo lỗi và dừng xử lý |
Công cụ biểu thức
Biểu thức là chất kết dính kết nối các bước với nhau. Sử dụng cú pháp {{}}, bất kỳ bước nào cũng có thể tham chiếu dữ liệu từ sự kiện trigger hoặc từ đầu ra của các bước trước đó. Biểu thức cho phép bạn xây dựng quy trình động trong đó mỗi bước thích ứng dựa trên những gì đã xảy ra trước nó.
Ví dụ, trigger email cung cấp {{trigger.subject}}, {{trigger.body}} và {{trigger.attachments}}. Nếu bước 1 trích xuất số hóa đơn, bước 2 có thể tham chiếu nó dưới dạng {{steps.step_1.output.invoice_number}}. Biểu thức hỗ trợ ký hiệu chấm cho đối tượng lồng nhau, chỉ mục mảng và nội suy chuỗi.
Công cụ biểu thức đánh giá tại thời điểm chạy, nên cùng một định nghĩa quy trình hoạt động trên các dữ liệu khác nhau. Một quy trình xử lý hóa đơn xử lý bất kỳ hóa đơn nào, bất kể nhà cung cấp, số lượng mục hoặc đơn vị tiền tệ. Biểu thức thích ứng với dữ liệu thực tế trong mỗi lần thực thi.
Ví dụ: xác nhận booking freight forwarder
Một công ty freight forwarding nhận xác nhận booking từ hãng tàu qua email. Trước Lotics, điều phối viên phải đọc từng email thủ công, tìm số booking, kiểm tra tên tàu và ETA, mở bảng theo dõi, cập nhật bản ghi và chuyển tiếp thông tin cho khách hàng. Quy trình này mất 10-15 phút mỗi booking và dễ sai sót.
Với quy trình Lotics, toàn bộ quy trình được tự động hóa. Trigger receive_gmail_email kích hoạt khi email xác nhận booking đến. Bước tool_call sử dụng AI để trích xuất số booking, tên tàu, số container và ETA từ nội dung email. Bước tool_call thứ hai truy vấn bảng lô hàng để tìm bản ghi khớp theo số booking. Bước tool_call thứ ba cập nhật bản ghi với dữ liệu tàu, container và ETA.
Bước if/else kiểm tra xem ETA có thay đổi so với giá trị đã ghi nhận trước đó hay không. Nếu có, bước tool_call gửi thông báo cho đội vận hành. Cuối cùng, bước tool_call tạo chứng từ xác nhận PDF từ mẫu và gửi email cho khách hàng. Toàn bộ quy trình chạy trong chưa đầy 30 giây mà không cần can thiệp thủ công.
Ví dụ: xử lý và đối chiếu hóa đơn
Một công ty logistics nhận hàng trăm hóa đơn nhà cung cấp hàng tháng qua email. Mỗi hóa đơn cần được ghi nhận, đối chiếu với đơn đặt hàng tương ứng và chuyển đến đội tài chính để thanh toán. Xử lý thủ công tốn đội kế toán phải trả 3-4 ngày mỗi tháng.
Quy trình sử dụng trigger receive_gmail_email lọc các tin nhắn từ tên miền nhà cung cấp đã biết. Bước tool_call đầu tiên sử dụng AI để trích xuất tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày, các mục chi tiết và tổng số tiền từ tệp đính kèm email. Bước foreach lặp qua các mục chi tiết đã trích xuất và tạo bản ghi cho mỗi mục trong bảng chi tiết hóa đơn.
Bước tool_call thứ hai truy vấn bảng đơn đặt hàng để tìm PO khớp theo nhà cung cấp và số PO. Bước if/else so sánh tổng hóa đơn với số tiền PO. Nếu chênh lệch vượt 2%, bước tool_call tạo cờ sai lệch trên bản ghi và gửi thông báo cho quản lý tài chính với chi tiết. Nếu số tiền khớp, trạng thái hóa đơn tự động được đặt thành 'đã xác minh'. Đội tài chính giờ xử lý cùng khối lượng hóa đơn trong nửa ngày.