Trợ Lý AI Lotics

Trợ lý AI có thể làm gì

Trợ lý AI có toàn quyền truy cập không gian làm việc. Nó có thể đọc và ghi dữ liệu trên tất cả bảng, tạo bảng và trường mới, xây dựng chế độ xem có bộ lọc, tạo chứng từ PDF và Excel từ mẫu, cấu hình tự động hóa quy trình và gửi email thay bạn. Mọi hành động AI thực hiện đều giống hành động bạn có thể làm thủ công. Nó sử dụng cùng công cụ, tuân theo cùng quyền và tạo ra cùng kết quả.

Trợ lý hiểu ngữ cảnh. Khi bạn đặt câu hỏi, nó biết bảng nào tồn tại, trường nào chứa gì, bản ghi được liên kết thế nào và quy trình nào đang hoạt động. Bạn không cần chỉ định tên bảng hay ID trường. Nói "cho tôi xem tất cả hóa đơn quá hạn" và nó tìm đúng bảng, xác định trường ngày, lọc bản ghi quá hạn và trả về kết quả.

Trợ lý cũng nhớ cuộc hội thoại. Bạn có thể đặt câu hỏi tiếp theo, tinh chỉnh kết quả và xây dựng trên yêu cầu trước mà không cần lặp lại ngữ cảnh. Cuộc hội thoại có thể đi từ "cho tôi xem doanh thu tháng trước" sang "chia theo khách hàng" rồi "tạo chế độ xem hiển thị phân tích này vĩnh viễn."

Ví dụ hội thoại

Truy vấn lô hàng: "Cho tôi xem tất cả container của Maersk đến tuần này nhưng chưa được kiểm tra." AI truy vấn bảng container, lọc theo chủ sở hữu, khoảng ngày đến và trạng thái kiểm tra, rồi trả về danh sách. Bạn có thể tiếp: "Gửi nhắc nhở kiểm tra cho nhân viên cổng phụ trách mỗi container này." AI tìm người phụ trách cho mỗi bản ghi và gửi email thông báo riêng.

Tạo chứng từ: "Tạo biên nhận cổng ra cho tất cả container được giải phóng hôm nay." AI xác định container có ngày giải phóng hôm nay, lấy dữ liệu liên quan (số container, chủ sở hữu, phí, thời gian), điền mẫu PDF cho từng container và đính kèm chứng từ đã tạo vào bản ghi tương ứng. Nếu có quy trình email được cấu hình, nó cũng có thể tự động gửi mỗi biên nhận cho chủ container.

Thiết lập quy trình: "Khi email từ hãng tàu với lệnh giải phóng container đến, trích xuất số container và ngày giải phóng, cập nhật bản ghi container, đổi trạng thái thành chờ-lấy và thông báo cho đội cổng." AI tạo quy trình hoàn chỉnh: kích hoạt email với bộ lọc người gửi, bước trích xuất AI để phân tích nội dung email, bước cập nhật bản ghi, thay đổi trạng thái và thông báo. Toàn bộ quy trình được xây dựng và kích hoạt từ một cuộc hội thoại duy nhất.

Phân tích doanh thu và thông tin vận hành

Trợ lý AI có thể phân tích ad-hoc trên dữ liệu mà không cần báo cáo xây dựng sẵn. Hỏi "Doanh thu lưu kho tháng trước là bao nhiêu, chia theo kích thước container?" và nó truy vấn bản ghi thanh toán, nhóm theo kích thước container, tổng hợp số tiền và trình bày kết quả. Tiếp theo hỏi "So sánh với cùng tháng năm ngoái thế nào?" và nó chạy so sánh.

Nhập và tái cấu trúc bảng tính: "Tôi có file Excel với danh sách khách hàng, hợp đồng và bảng giá trong một sheet. Nhập và tách thành các bảng liên kết riêng." AI đọc file, xác định các thực thể logic (khách hàng, hợp đồng, bảng giá), tạo ba bảng với kiểu trường phù hợp, thiết lập liên kết bản ghi giữa chúng và nhập dữ liệu với quan hệ được bảo toàn.

Tự động hóa email: "Thiết lập quy trình gửi email tổng kết hàng tuần vào mỗi thứ Hai cho quản lý vận hành với số container nhận, xuất và đang trong bãi." AI tạo quy trình lên lịch với kích hoạt định kỳ thứ Hai, thêm bước truy vấn để đếm bản ghi theo trạng thái và khoảng ngày, soạn nội dung email với dữ liệu tổng hợp và gửi cho người nhận được chỉ định.

Cách trợ lý AI hoạt động

Trợ lý AI hoạt động với đầy đủ ngữ cảnh không gian làm việc. Khi hội thoại bắt đầu, trợ lý biết cấu trúc bảng, định nghĩa trường, quan hệ bản ghi, quy trình đang hoạt động và mẫu chứng từ. Ngữ cảnh này có nghĩa bạn có thể nói bằng thuật ngữ kinh doanh ("hóa đơn quá hạn," "container trong bãi," "sửa chữa đang chờ") mà không cần ánh xạ các khái niệm đó sang tên trường kỹ thuật hay ID bảng.

Trợ lý có quyền truy cập bộ đăng ký công cụ hơn 50 thao tác. Mỗi công cụ thực hiện một hành động cụ thể: truy vấn bản ghi, tạo trường bảng, tạo chứng từ, gửi email hoặc cấu hình bước quy trình. Khi bạn yêu cầu, AI xác định công cụ nào cần dùng, theo thứ tự nào và với tham số gì. Yêu cầu phức tạp có thể xâu chuỗi nhiều công cụ.

Cho các tương tác cần đầu vào có cấu trúc, như cấu hình quy trình nhiều bước hoặc xem lại lô bản ghi, trợ lý sử dụng ứng dụng nội tuyến. Đây là giao diện tương tác xuất hiện trực tiếp trong cuộc hội thoại chat, cho phép bạn xem dữ liệu, chọn lựa, xác nhận hành động và cung cấp đầu vào qua biểu mẫu thay vì gõ mọi thứ. Bộ nhớ hội thoại được lưu giữ xuyên suốt tin nhắn, nên trợ lý xây dựng trên ngữ cảnh trước đó trong suốt phiên.

Trường hợp sử dụng theo vai trò

Các thành viên khác nhau sử dụng trợ lý AI cho các tác vụ khác nhau. Trợ lý thích ứng với quyền và quy trình làm việc điển hình của mỗi người. Nhân viên cổng tương tác với nó để tra cứu vận hành nhanh và tạo bản ghi, trong khi chủ doanh nghiệp sử dụng cho phân tích chiến lược và cấu hình hệ thống.

Bảng dưới đây cho thấy các trường hợp sử dụng phổ biến cho mỗi vai trò. Đây là ví dụ thực tế từ các đội đang vận hành trên Lotics, không phải kịch bản giả định. Mỗi vai trò cũng có thể nhờ trợ lý giúp với tác vụ ngoài phạm vi thường nhật. Trợ lý hướng dẫn qua các thao tác chưa quen.

Skills: mẫu hướng dẫn tái sử dụng

Skills là bộ hướng dẫn đã lưu giúp tùy chỉnh cách trợ lý AI hoạt động cho tác vụ cụ thể. Thay vì lặp lại hướng dẫn chi tiết mỗi lần cần AI thực hiện thao tác cụ thể, bạn tạo skill một lần và gọi theo tên. Skill có thể bao gồm quy tắc kinh doanh, tùy chọn định dạng, logic xác thực dữ liệu và quy trình nhiều bước.

Ví dụ, skill "cổng vào container" có thể hướng dẫn AI luôn hỏi số container, kích thước, tình trạng và chủ sở hữu; xác thực định dạng số container; kiểm tra bản ghi trùng; tạo bản ghi với trạng thái đúng; và tạo biên nhận cổng vào. Khi nhân viên cổng gọi skill này, AI tuân theo các hướng dẫn này nhất quán mỗi lần, giảm lỗi và đảm bảo tuân thủ quy trình.

Skills được chia sẻ trên toàn không gian làm việc. Quản lý vận hành có thể tạo skills chuẩn hóa cách toàn đội tương tác với AI. Điều này biến trợ lý AI từ công cụ đa năng thành đối tác vận hành tùy chỉnh, hiểu rõ quy tắc và quy trình kinh doanh cụ thể của bạn.