Conta Container Depot

Conta vận hành một depot container ở miền Nam Việt Nam, xử lý lưu bãi, vận hành cổng, sửa chữa và thanh toán cho các hãng tàu và công ty logistics. Đội ngũ 30 người trải qua vận hành cổng, quản lý sửa chữa, thanh toán và hành chính.

Khối lượng hàng tháng: khoảng 500 container qua depot và khoảng 3.000 chứng từ bao gồm biên nhận cổng vào/ra, báo cáo kiểm tra container, lệnh sửa chữa, báo giá sửa chữa, hóa đơn và chứng từ vận chuyển.

Vận hành chạy trên bảng tính, biểu mẫu giấy và phối hợp thủ công. Nhân viên cổng điền biên nhận giấy cho mỗi container vào hoặc ra depot. Báo cáo kiểm tra viết tay. Đội sửa chữa theo dõi công việc trong file Excel chung thường xuyên bị xung đột phiên bản khi nhiều người chỉnh sửa cùng lúc.

Đội thanh toán mất 3 ngày mỗi tháng để tổng hợp hóa đơn. Họ lấy dữ liệu từ nhiều bảng tính, đối chiếu chuyển động container với mức giá lưu bãi và tính toán thủ công phí xếp dỡ, lưu bãi và sửa chữa. Sai sót phổ biến và tốn thời gian sửa chữa.

Khi khách hàng gọi hỏi trạng thái container, nhân viên phải kiểm tra nhiều bảng tính và đôi khi đi ra bãi để xác nhận vật lý. Không có nguồn sự thật duy nhất. Thông tin nằm rải rác trong các file, biểu mẫu giấy và trí nhớ của mọi người.

Đội ngũ Lotics dựng sau một buổi tư vấn, phần cài đặt nằm trong gói thuê bao. Toàn bộ mất vài ngày chứ không phải vài tháng, và depot không trả phí triển khai nào.

Các bảng được tạo cho container, khách hàng, công việc sửa chữa và thanh toán. Mỗi bảng có trường phù hợp với dữ liệu hiện có của depot: số container, kích thước, chủ sở hữu, tình trạng, vị trí, ngày đến, ngày đi, mức giá lưu bãi và lịch sử sửa chữa.

Mẫu chứng từ được xây dựng cho biên nhận cổng vào/ra và báo giá sửa chữa sử dụng mẫu HTML-to-PDF. Các mẫu lấy dữ liệu trực tiếp từ bản ghi, nên nhân viên cổng chọn container và tạo biên nhận bằng một click thay vì điền biểu mẫu giấy.

Tự động hóa quy trình được cấu hình cho cập nhật trạng thái, thông báo và tạo chứng từ. Khi container đến, quy trình cổng tạo bản ghi, tạo biên nhận cổng vào và thông báo cho quản lý vận hành. Khi sửa chữa hoàn thành, quy trình cập nhật trạng thái container và tạo mục hóa đơn.

Nhân viên cổng giờ chụp ảnh container và tải báo cáo kiểm tra lên qua Lotics. AI trích xuất số container, đánh giá tình trạng và mọi mô tả hư hỏng. Dữ liệu tự động điền vào bảng theo dõi container.

Nếu phát hiện hư hỏng, quy trình tạo ước tính sửa chữa từ mẫu HTML và gửi cho quản lý depot để phê duyệt. Sau khi phê duyệt, quy trình khác tạo lệnh sửa chữa và phân công cho đội bảo trì.

Đội thanh toán sử dụng mẫu Excel để tạo hóa đơn hàng tháng cho phí lưu bãi, xếp dỡ và sửa chữa. Mẫu lấy các mục chi tiết từ bản ghi, tính tổng với mức giá đúng và tạo hóa đơn sẵn sàng gửi. Công việc trước đây mất 3 ngày giờ hoàn thành trong vài giờ.

Các tác vụ vận hành cổng trước đây mất 30 phút giờ chỉ mất dưới 10 phút, giảm 70% thời gian cho giấy tờ thường ngày.

Depot chạy hơn 50 quy trình tự động xử lý tác vụ hàng ngày mà không cần can thiệp thủ công. Quy trình bao gồm xử lý cổng, định tuyến kiểm tra, quản lý sửa chữa, chuẩn bị thanh toán, thông báo khách hàng và báo cáo.

Lập hóa đơn hàng tháng trước đây mất đội thanh toán 3 ngày giờ hoàn thành trong vài giờ. Hóa đơn được tạo từ dữ liệu trực tiếp, nên không có sai lệch giữa hệ thống theo dõi và hóa đơn.

Truy vấn khách hàng về trạng thái container được trả lời ngay lập tức từ cơ sở dữ liệu trực tiếp. Không cần kiểm tra nhiều bảng tính hay đi ra bãi.

Depot không thay đổi cách vận hành. Lotics được cấu hình theo quy trình hiện có, không phải ngược lại. Nhân viên cổng vẫn xử lý cổng vào và cổng ra. Đội sửa chữa vẫn quản lý công việc sửa chữa. Đội thanh toán vẫn chủ trì lập hóa đơn. Khác biệt là các bước thủ công giữa các hoạt động này giờ được tự động hóa.

Trợ lý AI giúp đội thêm quy trình và mẫu mới khi hoạt động phát triển. Không cần lập trình viên ở bất kỳ thời điểm nào. Đội tiếp tục mở rộng hệ thống tự mình.