Bắt đầu với Lotics

Lotics là phần mềm quản lý doanh nghiệp bằng AI: AI nhập liệu, đối chiếu số liệu, lập báo cáo và soạn chứng từ ngay trên dữ liệu của công ty. Trang này nói về cách bắt đầu: hai cách thiết lập và những gì cần có từ bạn.

Bắt đầu thế nào

Cách một: AI của bạn dựng. Bạn kết nối Lotics với AI bạn đang dùng (ChatGPT, Claude, Gemini hoặc mô hình khác), đưa cho nó lời nhắc thiết lập cùng quy trình cùng các file bạn đang có: bảng tính, chứng từ mẫu, biểu giá. Nó hỏi bạn quản lý cái gì, rồi dựng bảng, ứng dụng, quy trình tự động và mẫu chứng từ từ câu trả lời và từ file của bạn. Khi quy trình thay đổi, bạn nói với AI và nó đổi hệ thống. AI của bạn không dùng AI Credits của Lotics.

Cách hai: đội Lotics làm trọn gói. Đội Lotics thiết lập, cập nhật hệ thống và thực hiện mọi thay đổi bạn cần. Dịch vụ này từ 1.500.000₫ mỗi tháng tùy gói, tối thiểu 3 tháng. Bạn có thể bắt đầu bằng một buổi tư vấn: chúng tôi đi qua quy trình hiện tại, các chứng từ nhận về và gửi đi, và xem phần thủ công thực sự nằm ở đâu.

Không phí cài đặt. Gói của bạn đo quy mô công ty (số người, số bản ghi, credit AI và dung lượng), không đo việc thiết lập. Chi tiết ở Bảng giá.

Từ ngày đầu, AI làm việc trong hệ thống. AI của bạn hoặc AI tích hợp sẵn của Lotics nhập dữ liệu, tìm lỗi, phân tích dữ liệu hiện có và soạn chứng từ từ mẫu của bạn. Người trong đội soát lại phần AI đã soạn rồi duyệt.

Bạn cần chuẩn bị gì

• Quy trình bạn đang làm, nói bằng lời thường: bạn theo dõi những gì, chứng từ nào nhận về và gửi đi.
• Các file bạn đang dùng — bản thật, kể cả bản scan xấu và bảng tính mỗi nhà cung cấp một kiểu.
• Một người soát cùng khi hệ thống bắt đầu làm việc thật.

Thiết lập bằng dòng lệnh

Không gian làm việc bắt đầu từ bên ngoài sản phẩm: bạn tạo tài khoản từ dòng lệnh (lotics auth signup), kết nối Lotics với AI của mình, rồi đưa cho nó lời nhắc thiết lập. Bạn vào tới nơi là đã có sẵn bảng của mình. Phần tài liệu còn lại mô tả đầy đủ những gì dùng được ở đó — bảng, quy trình, chứng từ, API và CLI.

Cho AI agent: CLI và tài liệu

Nếu bạn sử dụng AI của riêng mình — ChatGPT, Claude, Gemini, hoặc bất kỳ mô hình nào — bạn có thể hướng agent đến tài liệu và CLI của Lotics để tự thiết lập hoàn toàn. Các công cụ CLI bao gồm hướng dẫn kỹ thuật chi tiết được thiết kế cho AI, với schema đầu vào đầy đủ và ví dụ sử dụng cho mọi thao tác.

curl -fsSL https://lotics.ai/install.sh | bash
lotics auth signup [email protected] --name "My Agent"
lotics tools                    # liệt kê tất cả công cụ theo danh mục
lotics tools set_tables          # xem schema đầu vào đầy đủ của công cụ
lotics run set_tables '...'      # thực thi công cụ với tham số JSON

Lời nhắc thiết lập là một câu để đưa cho agent đã kết nối Lotics qua MCP: nó đọc hướng dẫn bắt đầu từ chính Lotics, hỏi bạn quản lý cái gì, và dựng không gian làm việc từ câu trả lời.

Để cung cấp ngữ cảnh cho agent về khả năng của Lotics, hãy chia sẻ bất kỳ trang tài liệu nào bằng URL .md (ví dụ: https://lotics.ai/tai-lieu/tong-quan.md). Agent của bạn có thể đọc toàn bộ tài liệu và sử dụng CLI để tạo bảng, ghi bản ghi, tạo chứng từ và thiết lập tự động hóa mà không cần mã tích hợp riêng cho Lotics.

Những trang đó mô tả sản phẩm và chỉ có một bản duy nhất. Còn hợp đồng chính xác nằm bên trong CLI mà agent của bạn cài, và lotics docs in ra đúng bản khớp với phiên bản nó đang có. Hãy đưa agent đến các trang này để quyết định cần xây gì; rồi cho nó chạy lotics docs sau khi cài, để xây cho đúng.

Trợ lý AI của Lotics đã tích hợp sẵn tất cả kiến thức này — nó hiểu schema không gian làm việc, loại trường và quan hệ bản ghi một cách tự nhiên. AI agent bên ngoài làm việc trong không gian làm việc của bạn thông qua CLI, nhưng cần tài liệu để có ngữ cảnh.

Xem tài liệu CLI đầy đủ để biết hướng dẫn cài đặt, xác thực và sử dụng.

Buổi tư vấn diễn ra thế nào

Buổi tư vấn (nút “Liên hệ tư vấn”) bắt đầu bằng việc tìm hiểu vận hành hiện tại của bạn. Chúng tôi hỏi bạn đang theo dõi những gì, chứng từ nào nhận về và gửi đi, dữ liệu đi vào và ra khỏi doanh nghiệp ở đâu, và việc gì tốn thời gian nhất. Chúng tôi tìm điểm đau cụ thể — bảng tính hay vỡ, chứng từ mất hàng giờ để chuẩn bị, con số lệch mà không ai phát hiện cho tới lúc hóa đơn đã gửi đi.

Từ đó bạn chọn: tự để AI của mình dựng, hoặc để đội Lotics làm trọn gói với bảng và trường khớp mô hình dữ liệu của bạn, chế độ xem theo nhu cầu từng người, mẫu chứng từ lấy từ chính file PDF và biểu mẫu của bạn, tự động hóa cho các bước lặp lại, và ứng dụng cho từng phòng ban.

Tự cấu hình bất cứ khi nào bạn muốn

Mọi thứ trong hệ thống chạm tới được qua AI, và bạn dùng trực tiếp được. Mô tả bằng lời thường: “Tôi điều hành depot container. Tôi cần theo dõi container theo số, kích thước, chủ sở hữu, ngày vào và ngày ra, thêm công việc sửa chữa và biên nhận cổng.” AI tạo bảng, trường và liên kết từ mô tả đó.

AI dùng chung bộ công cụ cả nền tảng dùng: tạo và sửa bảng, thêm trường bất kỳ loại nào, dựng chế độ xem có lọc và sắp xếp, tạo mẫu chứng từ, thiết lập tự động hóa, và nhập dữ liệu từ bảng tính. Bạn tinh chỉnh qua hội thoại: “Thêm trường trạng thái với các tùy chọn: trong bãi, đang sửa, đã xuất”, hay “Thiết lập tự động hóa gửi thông báo khi công việc sửa chữa xong.”

Nhập dữ liệu cũ cũng vậy.

Bước đầu tiên sau khi lên hệ thống

Mời đội ngũ

Lotics sử dụng kiểm soát truy cập theo vai trò, nên bạn có thể gán quyền hạn khác nhau cho các thành viên khác nhau. Quản trị viên thấy mọi thứ và có thể sửa đổi cấu trúc không gian làm việc. Thành viên đội chỉ thấy chế độ xem và dữ liệu liên quan đến vai trò của họ. Ví dụ, nhân viên cổng có thể chỉ thấy chế độ xem vận hành để ghi nhận di chuyển container, trong khi quản lý thấy dashboard với dữ liệu tổng hợp và hàng đợi phê duyệt.

Kết nối email

Kết nối tài khoản Gmail hoặc Outlook để kích hoạt quy trình từ tin nhắn đến. Sau khi kết nối, email phù hợp tiêu chí cụ thể có thể tự động tạo bản ghi, cập nhật trạng thái hoặc khởi động quy trình nhiều bước. Ví dụ, email từ hãng tàu với lệnh giải phóng container có thể tự động cập nhật bản ghi container và thông báo cho đội cổng.

Thiết lập tự động hóa đầu tiên

Bắt đầu với điều đơn giản: mỗi sáng ngày làm việc, gửi cho thành viên phụ trách những bản ghi đã quá hạn. Khi quen, xây dựng quy trình phức tạp hơn với logic điều kiện, tạo chứng từ, bước phê duyệt và cập nhật chéo bảng. Trợ lý AI có thể giúp bạn thiết kế và triển khai bất kỳ quy trình nào bạn mô tả được.

Nhập dữ liệu có sẵn

Nếu bạn có dữ liệu trong bảng tính hoặc hệ thống khác, nhập sớm để đội ngũ bắt đầu làm việc với thông tin thực từ ngày đầu tiên.

Nhập dữ liệu có sẵn

Lotics hỗ trợ nhiều cách nhập tùy thuộc vào nơi dữ liệu của bạn nằm.

File CSV và Excel

Tải file CSV hoặc Excel trực tiếp qua giao diện không gian làm việc, hoặc nhờ trợ lý AI xử lý việc nhập. AI đọc file, đề xuất kiểu trường dựa trên dữ liệu tìm thấy và ánh xạ cột vào cấu trúc bảng phù hợp. Nếu bảng tính chứa dữ liệu cần tách thành nhiều bảng — ví dụ, khách hàng, đơn hàng và chi tiết đơn hàng đều trong một sheet — AI có thể tái cấu trúc thành các bảng liên kết đúng cách với mối quan hệ được bảo toàn.

Gmail và Outlook

Kết nối tài khoản Gmail hoặc Outlook trong cài đặt không gian làm việc. Lotics có thể đọc email đến và sử dụng chúng làm kích hoạt quy trình. Bạn thiết lập quy tắc cho cách email mới nên được xử lý: email nào cần theo dõi, bản ghi nào cần tạo hoặc cập nhật, và quy trình nào cần kích hoạt. Dữ liệu email lịch sử không cần nhập thủ công. Thay vào đó, bạn cấu hình quy tắc cho việc xử lý email mới từ đó trở đi, và hệ thống bắt đầu thu thập dữ liệu từ thời điểm đó.

Nền tảng khác

Nếu bạn đang chuyển từ nền tảng khác như Airtable, Notion hoặc hệ thống bảng tính tùy chỉnh, xuất dữ liệu dạng CSV và nhập vào Lotics. Trợ lý AI có thể tái cấu trúc dữ liệu trong quá trình nhập. Bảng tính đơn với dữ liệu hỗn hợp được tách thành các bảng liên kết đúng cách. Tên cột được ánh xạ vào kiểu trường phù hợp. Mục tiêu là mô hình dữ liệu sạch từ đầu, không phải bản sao của bảng tính lộn xộn bạn đang rời bỏ.

Câu hỏi thường gặp

Mất bao lâu để bắt đầu với Lotics?

AI của bạn dựng không gian làm việc từ quy trình và các file bạn đưa ngay trong một lần trao đổi, nhanh hay chậm tùy mức độ sạch của dữ liệu hiện có. Không có phí cài đặt.

Tôi có cần kỹ năng kỹ thuật để thiết lập Lotics không?

Không. AI của bạn nhận mô tả bằng lời thường và không đòi hiểu biết về cơ sở dữ liệu, công thức hay logic quy trình. Đội ngũ chỉ đưa chứng từ vào, soát lại phần AI đã soạn, rồi duyệt. Nếu không muốn tự làm, đội Lotics làm trọn gói.

Tôi có thể nhập dữ liệu từ bảng tính hiện có không?

Có. Tải file CSV hoặc Excel trực tiếp vào Lotics. Trợ lý AI ánh xạ cột thành trường, nhận diện kiểu dữ liệu và có thể tái cấu trúc bảng tính lộn xộn thành bảng liên kết đúng cách trong quá trình nhập. Nếu bạn có dữ liệu phân tán trên nhiều file hoặc trộn lẫn trong một bảng tính lớn, AI xử lý việc tổ chức lại để bạn bắt đầu với mô hình dữ liệu sạch.

Nếu tôi cần thay đổi thiết lập sau khi vận hành thì sao?

Bạn nói với AI của mình và nó đổi hệ thống, dù là một tuần sau khi bắt đầu hay nhiều tháng sau. Bảng, trường, chế độ xem, mẫu chứng từ và tự động hóa đều sửa được mà không ảnh hưởng dữ liệu hiện có. Nếu bạn dùng dịch vụ trọn gói, đội Lotics thực hiện mọi thay đổi.

Buổi tư vấn có thực sự miễn phí không?

Có — buổi gọi không mất phí và không ràng buộc gì. Sau đó là gói thuê bao trả phí theo quy mô công ty: không phí cài đặt, không phí triển khai, không tính giờ tư vấn. Đây không phải bản dùng thử, và không có tính năng nào bị khóa để chờ bạn mua.