Xử lý tài liệu
Đội vận hành dành hàng giờ mỗi ngày để đọc chứng từ, nhập dữ liệu vào hệ thống, so sánh số liệu giữa các bảng tính và tạo báo cáo. Lotics xử lý cả ba giai đoạn của vòng đời chứng từ: trích xuất dữ liệu từ chứng từ đến bằng AI, đối chiếu giá trị giữa các bản ghi liên quan và tạo chứng từ đi từ mẫu. Toàn bộ pipeline chạy trong quy trình tự động, nên một trigger duy nhất có thể xử lý chứng từ từ khi nhận đến kết quả cuối cùng mà không cần can thiệp thủ công.
Xử lý tài liệu đến
Lotics sử dụng AI để đọc và trích xuất dữ liệu có cấu trúc từ bất kỳ định dạng tài liệu nào: PDF scan, ảnh chụp, file Word, bảng tính Excel hoặc nội dung email. AI hiểu bố cục tài liệu và có thể nhận dạng các trường như số hóa đơn, ngày tháng, danh mục chi tiết, tổng tiền, số container, tên tàu và địa chỉ mà không cần mẫu định sẵn hoặc vùng OCR. Bạn tải lên hoặc đính kèm tài liệu, và AI trả về dữ liệu có cấu trúc ánh xạ trực tiếp vào các trường bảng.
Trích xuất hoạt động trên các loại tài liệu phổ biến trong vận hành: hóa đơn, vận đơn, đơn đặt hàng, tờ khai hải quan, báo cáo kiểm tra, lệnh giao hàng, phiếu đóng gói và giấy chứng nhận xuất xứ. Với mỗi loại tài liệu, AI thích ứng với bố cục và thuật ngữ cụ thể, ngay cả khi định dạng khác nhau giữa các nhà cung cấp hoặc hãng tàu.
Trích xuất diễn ra trong quy trình tự động, nghĩa là có thể tự động hóa hoàn toàn. Trigger email nhận tệp đính kèm tài liệu, bước tool_call trích xuất dữ liệu, và các bước tiếp theo tạo hoặc cập nhật bản ghi với giá trị đã trích xuất. Đội vận hành chỉ can thiệp khi AI đánh dấu các trích xuất có độ tin cậy thấp cần người xem xét.
Đối chiếu và xác nhận
Trích xuất dữ liệu chỉ là một nửa vấn đề. Nửa còn lại là xác minh rằng dữ liệu chính xác và nhất quán giữa các tài liệu liên quan. Quy trình Lotics có thể so sánh giá trị giữa các bản ghi, kiểm tra tổng hóa đơn khớp với tổng các mục chi tiết, số container trên vận đơn khớp với xác nhận booking, hoặc số lượng trên lệnh giao hàng khớp với đơn đặt hàng.
Đối chiếu được tích hợp vào chuỗi bước quy trình. Sau khi trích xuất dữ liệu từ tài liệu đến, bước tool_call truy vấn các bản ghi liên quan và bước if/else so sánh giá trị. Khi phát hiện sai lệch, quy trình có thể đánh dấu bản ghi, thông báo cho người chịu trách nhiệm hoặc tạm dừng xử lý cho đến khi vấn đề được giải quyết. Điều này thay thế quy trình thủ công mở nhiều bảng tính cạnh nhau và rà soát từng con số.
Đối với vận hành khối lượng lớn, đối chiếu tự động phát hiện lỗi mà kiểm tra thủ công sẽ bỏ sót. Với Lotics, mọi tài liệu được kiểm tra với mọi bản ghi liên quan, mỗi lần, mà không tốn công sức con người.
Các loại tài liệu thường xử lý
Lotics xử lý toàn bộ phạm vi tài liệu lưu chuyển qua đội vận hành trong logistics, thương mại, sản xuất và dịch vụ chuyên nghiệp. Trích xuất AI thích ứng với từng loại tài liệu mà không cần cấu hình riêng. Cùng một công cụ trích xuất xử lý hóa đơn từ các nhà cung cấp khác nhau với bố cục khác nhau.
Dưới đây là các loại tài liệu thường được xử lý nhất và các trường thường được trích xuất từ mỗi loại. AI có thể trích xuất thêm các trường khác tùy nhu cầu cụ thể của bạn.
| Loại tài liệu | Các trường thường trích xuất |
|---|---|
| Hóa đơn | Tên nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày, chi tiết mục (mô tả, số lượng, đơn giá, thành tiền), tổng phụ, thuế, tổng cộng, điều khoản thanh toán, thông tin ngân hàng |
| Vận đơn (Bill of Lading) | Người gửi, người nhận, bên thông báo, tên tàu, số chuyến, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số container, số seal, mô tả hàng hóa, trọng lượng, thể tích |
| Đơn đặt hàng | Người mua, nhà cung cấp, số PO, ngày, chi tiết mục (mã hàng, mô tả, số lượng, đơn giá), địa chỉ giao hàng, ngày giao, điều khoản thanh toán |
| Tờ khai hải quan | Số tờ khai, nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, mã HS, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, nước xuất xứ, thuế phải nộp, ngày thông quan |
| Báo cáo kiểm tra | Người kiểm tra, ngày, số container, tình trạng (mới/đã qua sử dụng/hư hỏng), mô tả hư hỏng, ảnh tham chiếu, ước tính sửa chữa, trạng thái đạt/không đạt |
| Lệnh giao hàng | Người nhận, số container, mã giải phóng, địa điểm lấy hàng, địa chỉ giao hàng, hạn miễn phí lưu bãi, phí lưu kho |
Mẫu tài liệu đi
Lotics tạo tài liệu đi từ ba loại mẫu, mỗi loại phù hợp với các trường hợp sử dụng khác nhau. Mẫu được điền dữ liệu từ bản ghi và có thể tạo thủ công hoặc tự động trong quy trình. Tất cả tài liệu đã tạo được lưu trữ dưới dạng tệp đính kèm trên bản ghi liên quan.
Bạn tải lên hoặc tạo mẫu một lần, ánh xạ các trường dữ liệu và tái sử dụng trên tất cả bản ghi. Trợ lý AI có thể giúp tạo mẫu bằng cách sinh HTML/CSS hoặc ánh xạ các trường biểu mẫu PDF từ tài liệu hiện có của bạn.
| Loại mẫu | Cách hoạt động | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|
| Điền biểu mẫu PDF | Tải lên PDF có sẵn với các trường biểu mẫu (AcroForm). Ánh xạ mỗi trường biểu mẫu với trường bản ghi hoặc biểu thức. Lotics điền biểu mẫu và tạo PDF phẳng. | Biểu mẫu chính phủ, tờ khai hải quan, tài liệu ngành tiêu chuẩn có bố cục cố định và cần điền vào các trường cụ thể |
| HTML sang PDF | Viết mẫu HTML/CSS với biến Handlebars ({{field_name}}). Lotics render mẫu với dữ liệu bản ghi và chuyển sang PDF. Hỗ trợ vòng lặp, điều kiện và giá trị tính toán. | Hóa đơn, báo giá, báo cáo, chứng nhận, thư. Bất kỳ tài liệu nào bạn kiểm soát bố cục và cần định dạng linh hoạt |
| Tạo Excel | Tải lên mẫu .xlsx với các ô và phạm vi mảng đã ánh xạ. Lotics điền dữ liệu bản ghi vào mẫu, mở rộng phạm vi mảng cho các mục chi tiết. Tạo file .xlsx tải về được. | Báo cáo tài chính, tổng hợp tồn kho, xuất dữ liệu, bảng đối chiếu. Bất kỳ tài liệu nào người nhận cần làm việc với dữ liệu trong Excel |
Mẫu trong quy trình tự động
Tạo tài liệu trở nên mạnh mẽ nhất khi được nhúng trong quy trình. Một quy trình duy nhất có thể trích xuất dữ liệu từ tài liệu đến, tạo hoặc cập nhật bản ghi, tạo tài liệu đi từ mẫu và gửi email cho người nhận, tất cả được kích hoạt bởi một sự kiện duy nhất.
Ví dụ, một công ty freight forwarding nhận email xác nhận booking. Quy trình trích xuất chi tiết booking, cập nhật bản ghi lô hàng, tạo PDF xác nhận cho khách hàng từ mẫu HTML bao gồm tên tàu, ETA, số container và mã booking, rồi gửi email cho khách hàng. Đội vận hành không cần chạm vào tài liệu ở bất kỳ thời điểm nào.
Mẫu hỗ trợ nội dung có điều kiện bên trong chính tài liệu. Mẫu HTML có thể hiển thị các phần khác nhau dựa trên dữ liệu bản ghi, chỉ bao gồm khai báo hàng nguy hiểm khi hàng hóa được phân loại là nguy hiểm, hoặc hiển thị điều khoản thanh toán khác nhau theo thỏa thuận tín dụng của khách hàng. Điều này có nghĩa một mẫu có thể phục vụ nhiều tình huống mà không cần trùng lặp.