Bảng và Trường
Bảng là nền tảng của workspace Lotics. Mỗi bảng định nghĩa schema với các trường có kiểu, lưu trữ bản ghi (dòng dữ liệu) và hỗ trợ nhiều view: các góc nhìn được lọc, sắp xếp và nhóm trên cùng một dữ liệu gốc. Mọi thứ cập nhật thời gian thực trên tất cả người dùng kết nối.
Cấu trúc Bảng
Một workspace Lotics chứa các bảng, và mỗi bảng có ba tầng: trường định nghĩa schema (dữ liệu nào có thể lưu trữ), bản ghi chứa dữ liệu thực tế (một dòng cho mỗi thực thể), và view cung cấp các góc nhìn khác nhau trên dữ liệu đó (hiển thị bản ghi nào, theo thứ tự nào, nhóm như thế nào). Sự tách biệt này có nghĩa là bạn định nghĩa mô hình dữ liệu một lần và tạo bao nhiêu view tùy ý.
Trường có kiểu và được kiểm tra tính hợp lệ. Khi bạn thêm trường Số, chỉ chấp nhận giá trị số. Khi bạn thêm trường Chọn đơn, giá trị phải từ danh sách tùy chọn đã định nghĩa. Sự an toàn kiểu này ngăn chặn vấn đề chất lượng dữ liệu từ nguồn. Không còn trường văn bản tự do nơi người nhập "$1,000" và người khác nhập "1000 USD".
Bảng có thể chứa hàng chục ngàn bản ghi và vẫn hoạt động mượt mà. Query engine hỗ trợ lọc, sắp xếp và phân trang phía server, nên view tải nhanh ngay cả trên tập dữ liệu lớn. Cập nhật thời gian thực qua WebSocket đảm bảo mọi thành viên thấy dữ liệu mới nhất mà không cần làm mới.
Các kiểu Trường
Lotics hỗ trợ 13 kiểu trường bao phủ toàn bộ dữ liệu vận hành. Mỗi kiểu có tùy chọn cấu hình và quy tắc kiểm tra riêng. Bảng dưới đây liệt kê mọi kiểu khả dụng với biến thể và trường hợp sử dụng điển hình.
Chọn đúng kiểu trường rất quan trọng cho các tính năng kế tiếp. Trường Số cho phép tổng hợp rollup (tổng, trung bình). Trường Liên kết bản ghi cho phép lookup và rollup liên bảng. Trường Ngày cho phép view timeline và trigger workflow theo thời hạn. Hệ thống kiểu không chỉ để kiểm tra. Nó quyết định bạn có thể tính toán và tự động hóa những gì.
| Kiểu trường | Biến thể / Tùy chọn | Trường hợp sử dụng |
|---|---|---|
| Văn bản | Văn bản thường, URL/liên kết, Rich text (nội dung định dạng) | Tên, mô tả, ghi chú, URL, tài liệu định dạng |
| Số | Số, Tiền tệ (với mã tiền tệ), Phần trăm | Số lượng, giá, tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ hoàn thành, số liệu tài chính |
| Ngày | Chỉ ngày, Ngày và giờ (hỗ trợ múi giờ) | Thời hạn, ngày vận chuyển, timestamp tạo/cập nhật, lập lịch |
| Boolean | Checkbox đúng/sai | Cờ phê duyệt, trạng thái hoàn thành, bật/tắt hoạt động |
| Chọn đơn | Một tùy chọn từ danh sách, có mã màu | Trạng thái (Nháp/Hoạt động/Đóng), ưu tiên (Thấp/Trung bình/Cao), danh mục |
| Chọn nhiều | Nhiều tùy chọn từ danh sách, có mã màu | Tag, kỹ năng, khu vực áp dụng, danh mục sản phẩm |
| Thành viên | Gán một hoặc nhiều thành viên workspace | Chủ sở hữu, người được gán, người kiểm tra, thành viên chịu trách nhiệm |
| Liên kết bản ghi | Liên kết đến bản ghi trong bảng khác, hai chiều | Vận chuyển đến khách hàng, hóa đơn đến đơn hàng, nhiệm vụ đến dự án |
| Lookup | Chỉ đọc, kéo giá trị từ bản ghi liên kết | Hiện tên khách hàng trên vận chuyển, hiện tổng đơn hàng trên dòng hóa đơn |
| Rollup | Tổng hợp bản ghi liên kết: tổng, trung bình, min, max, đếm | Tổng giá trị đơn hàng, số lượt vận chuyển, thời gian giao hàng trung bình |
| Công thức | Giá trị tính toán sử dụng công cụ biểu thức | Biên lợi nhuận (doanh thu - chi phí), số ngày đến hạn, nhãn có điều kiện |
| File | Tài liệu, hình ảnh, PDF. Nhiều file mỗi ô | Hợp đồng, ảnh chụp, hóa đơn, chứng chỉ, tài liệu đã ký |
| Nút bấm | Kích hoạt workflow khi nhấn | Tạo hóa đơn, gửi thông báo, phê duyệt yêu cầu, bắt đầu quy trình |
Trường tính toán
Ba kiểu trường (Lookup, Rollup và Công thức) được tính toán tự động từ dữ liệu khác. Chúng chỉ đọc: bạn không bao giờ nhập giá trị thủ công. Thay vào đó, chúng lấy giá trị từ bản ghi liên kết, phép tổng hợp hoặc biểu thức, và cập nhật thời gian thực khi dữ liệu nguồn thay đổi.
Trường Lookup kéo giá trị từ bản ghi liên kết qua trường Liên kết bản ghi. Nếu bảng Vận chuyển liên kết đến bảng Khách hàng, trường lookup trên Vận chuyển có thể hiển thị email, số điện thoại hoặc bất kỳ trường nào của khách hàng, mà không trùng lặp dữ liệu. Khi bản ghi khách hàng được cập nhật, mọi vận chuyển liên kết phản ánh thay đổi ngay lập tức.
Trường Rollup tổng hợp giá trị từ các bản ghi liên kết. Nếu bảng Đơn hàng liên kết đến bảng Dòng đơn hàng, rollup trên Đơn hàng có thể tính tổng giá trị đơn hàng (tổng số tiền dòng), số dòng (đếm), hoặc mặt hàng đắt nhất (max). Các hàm tổng hợp hỗ trợ gồm tổng, trung bình, min, max và đếm. Trường Công thức sử dụng công cụ biểu thức để tính giá trị từ các trường khác trong cùng bản ghi: số học, xử lý chuỗi, tính toán ngày và logic có điều kiện.
Liên kết bản ghi
Trường Liên kết bản ghi kết nối dữ liệu giữa các bảng, tạo đồ thị quan hệ trong workspace. Bản ghi vận chuyển liên kết đến bản ghi khách hàng, liên kết đến bản ghi hóa đơn, liên kết đến bản ghi thanh toán. Các kết nối này hai chiều. Khi bạn liên kết Vận chuyển A đến Khách hàng B, Khách hàng B tự động hiện Vận chuyển A trong bản ghi liên kết.
Bản ghi liên kết là nền tảng cho trường Lookup và Rollup. Không có liên kết, các trường tính toán này không có gì để duyệt qua. Cấu trúc liên kết tốt cho phép bạn kéo bất kỳ dữ liệu nào từ bất cứ đâu trong workspace mà không trùng lặp. Cần khu vực khách hàng trên vận chuyển? Liên kết vận chuyển đến khách hàng, rồi thêm trường lookup.
Liên kết cũng cho phép logic workflow liên bảng. Workflow kích hoạt bởi thay đổi trạng thái vận chuyển có thể đọc bản ghi khách hàng liên kết để tìm địa chỉ email, rồi đọc bản ghi hóa đơn liên kết để đính kèm PDF. Cấu trúc quan hệ bạn xây với trường Liên kết bản ghi quyết định những gì workflow và trợ lý AI có thể truy cập và hành động.
View
Mỗi bảng hỗ trợ nhiều view, và mỗi view có cấu hình độc lập: bản ghi nào hiển thị (bộ lọc), thứ tự hiển thị (sắp xếp), trường nào hiện và theo thứ tự nào (hiển thị trường), cách nhóm dòng (nhóm) và cách tô màu dòng hoặc ô (quy tắc màu). Tất cả view chia sẻ cùng dữ liệu gốc. Thay đổi trong một view xuất hiện trên tất cả view khác.
View là cách các thành viên khác nhau nhìn cùng dữ liệu theo cách phù hợp với họ. Quản lý vận hành thấy tất cả vận chuyển sắp xếp theo thời hạn với mục quá hạn được đánh dấu. Nhóm kinh doanh chỉ thấy deal được gán cho họ nhóm theo giai đoạn. Nhóm tài chính thấy hóa đơn lọc theo trạng thái thanh toán. Mọi người làm việc từ cùng một nguồn sự thật.
Tất cả view cập nhật thời gian thực qua WebSocket. Khi thành viên cập nhật bản ghi, mọi người dùng khác đang mở view thấy thay đổi ngay lập tức. Không cần làm mới. Điều này áp dụng cho dữ liệu bản ghi, kết quả bộ lọc, thứ tự sắp xếp và nhóm. Cộng tác thời gian thực không phải tính năng bổ sung; nó được tích hợp vào mọi tầng của hệ thống view.
Cộng tác thời gian thực
Nhiều thành viên có thể chỉnh sửa cùng một bảng đồng thời. Thay đổi truyền đến tất cả client kết nối trong vài mili giây qua WebSocket. Không có nút Lưu. Chỉnh sửa được lưu và phát tức thì. Điều này bao gồm thay đổi giá trị bản ghi, tạo và xóa bản ghi, thay đổi schema trường và cập nhật cấu hình view.
Hệ thống thời gian thực được thiết kế cho nhóm vận hành nơi dữ liệu thay đổi thường xuyên và quyết định phụ thuộc vào trạng thái hiện tại. Khi nhóm kho đánh dấu vận chuyển đã gửi, dashboard vận hành cập nhật ngay. Khi nhân viên kinh doanh chốt deal, rollup doanh thu trên bảng tổng hợp nhóm phản ánh không chậm trễ.
Trường tính toán (lookup, rollup, công thức) lan truyền thời gian thực. Khi bản ghi nguồn thay đổi, mọi trường tính toán phụ thuộc vào nó tính lại và đẩy giá trị mới đến tất cả client kết nối. Lan truyền này theo đồ thị phụ thuộc. Thay đổi dòng đơn hàng cập nhật rollup tổng đơn hàng, cập nhật công thức giá trị trọn đời khách hàng, cập nhật phân loại phân khúc khách hàng.