Tích hợp

Lotics kết nối với các công cụ mà đội ngũ của bạn đã sử dụng để dữ liệu chảy giữa các hệ thống mà không cần nhập lại thủ công. Mọi tích hợp đều xây dựng trên cùng nguyên tắc: OAuth hoặc API key bảo mật để xác thực (Lotics không bao giờ lưu mật khẩu), và có sẵn dưới dạng hành động trong quy trình để bạn có thể tự động hóa xuyên công cụ mà không cần code.

Triết lý tích hợp

Tài khoản kết nối thuộc về thành viên đã kết nối nó. Gmail, Outlook và Google Drive của bạn là của riêng bạn -- quy trình của người khác không dùng được.

Kết nối tới các nền tảng doanh nghiệp do quản trị viên thiết lập từ Cài đặt > Kết nối và được dùng chung trong không gian làm việc, nên mọi quy trình đều có thể sử dụng. Mỗi kết nối hiển thị trạng thái và tài khoản đang kết nối.

Thay đổi trong Lotics đẩy sang hệ thống kết nối (gửi email, gửi file lên Drive, phát hành hóa đơn). Email đến và yêu cầu webhook đến kích hoạt quy trình trong Lotics.

Email: Gmail và Outlook

Kết nối tài khoản Gmail hoặc Microsoft Outlook qua OAuth. Sau khi kết nối, trợ lý AI có thể tìm trong hộp thư, mở một email và gửi email thay bạn; quy trình cũng làm được như vậy một cách tự động. Email được gửi từ địa chỉ email thật của bạn.

Hỏi trợ lý về email của bạn

Bạn mô tả email như đang nói với đồng nghiệp — hóa đơn mới nhất từ một nhà cung cấp, những email chưa đọc trong một nhãn, toàn bộ chuỗi trao đổi về một hợp đồng — và trợ lý tìm trong hộp thư rồi trả lời dựa trên những gì tìm được.

Tệp đính kèm được lưu thành tệp trong không gian làm việc. Trợ lý liệt kê những gì được đính kèm, mở tệp bạn hỏi tới, và có thể đính tệp đó vào một bản ghi.

Ví dụ: "Tìm hóa đơn tháng 3 của công ty giao nhận và đính kèm file PDF vào lô hàng đó." Trợ lý tìm ra email, lưu tệp đính kèm và gắn vào bản ghi.

Hộp thư thuộc về thành viên đã kết nối nó — trợ lý chỉ đọc được những tài khoản do chính bạn kết nối. Trợ lý soạn nháp trước và hỏi lại trước khi thật sự gửi đi, và menu + cạnh ô nhập tin nhắn cho phép tắt một kết nối — công tắc giữ nguyên trạng thái bạn để lại, áp dụng cho mọi cuộc trò chuyện trong không gian làm việc đó.

Kích hoạt email đến

Khi email mới đến khớp với tiêu chí của bạn (người gửi, tiêu đề, nhãn), Lotics tự động bắt đầu quy trình. Quy trình nhận toàn bộ email: tiêu đề, nội dung, người gửi và tệp đính kèm. Các bước AI sau đó có thể trích xuất dữ liệu từ tệp đính kèm, tạo hoặc cập nhật bản ghi và chuyển công việc đến đúng thành viên.

Ví dụ: Nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email. Lotics phát hiện email, AI trích xuất chi tiết từ PDF đính kèm, tạo bản ghi trong bảng hóa đơn, đối chiếu số lượng và giá với đơn đặt hàng tương ứng, đánh dấu sai lệch và thông báo cho đội tài chính.

Hành động gửi email đi

Các bước quy trình có thể soạn và gửi email sử dụng dữ liệu từ bản ghi và các bước trước. Các mô hình phổ biến bao gồm xác nhận đơn hàng, nhắc thanh toán, gửi tài liệu (đính kèm PDF đã tạo vào email) và chuỗi theo dõi được kích hoạt bởi thay đổi trạng thái.

Lưu trữ đám mây: Google Drive

Kết nối Google Drive để truy cập file lưu trữ trên đám mây. Quy trình có thể tìm kiếm trong Drive, đưa một tệp về không gian làm việc để xử lý bằng AI, và gửi tài liệu đã hoàn thành trở lại Drive.

Đọc và xử lý tài liệu

Cho các đội quản lý hợp đồng, chứng chỉ hoặc tài liệu tuân thủ trong thư mục chia sẻ, tích hợp này có nghĩa Lotics có thể lấy phiên bản mới nhất của tài liệu, trích xuất ngày hoặc giá trị quan trọng bằng AI và cập nhật bản ghi tự động.

Trang Facebook

Kết nối trang doanh nghiệp và Lotics vừa đăng bài lên trang, vừa trả lời trên trang: quản trị viên cấp quyền một lần, sau đó quy trình hoặc người dùng đăng chữ, liên kết, ảnh hoặc video lên trang ngay trong Lotics. Đường dẫn bài viết được ghi lại vào bản ghi, nên cả nhóm thấy bài nào đã đăng, đăng lúc nào và mang lại gì, ngay cạnh phần việc vận hành còn lại. Ảnh và video tải lên từ tệp trong không gian làm việc — không phải gõ lại, không phải chép qua công cụ khác.

Trợ lý cũng đọc bình luận dưới các bài đó và tin nhắn trang nhận được, rồi trả lời cả hai dưới danh nghĩa trang. Facebook chỉ nhận tin nhắn trả lời trong vòng 24 giờ kể từ tin cuối của người đó.

Nền tảng doanh nghiệp Việt Nam

Doanh nghiệp Việt Nam hoạt động theo các yêu cầu quy định và hạ tầng cụ thể: hóa đơn điện tử cho tuân thủ thuế và tiêu chuẩn thanh toán bằng QR. Lotics tích hợp với các nền tảng xử lý các yêu cầu này một cách tự nhiên.

Ví dụ thanh toán đầu cuối

Một quy trình có thể phát hành hóa đơn điện tử trong WinInvoice khi bản ghi bán hàng hoàn thành, tạo mã VietQR để khách hàng thanh toán, và gửi mã QR cho họ qua email.

Webhook

Cho các hệ thống mà Lotics không tích hợp trực tiếp, webhook cung cấp điểm kết nối phổ quát.

Webhook đến

Mỗi kích hoạt webhook trong quy trình nhận được URL HTTPS tự động tạo. Bất kỳ hệ thống bên ngoài nào có thể gửi yêu cầu HTTP POST (ERP, nền tảng thương mại điện tử, thiết bị IoT, ứng dụng tùy chỉnh) đều có thể kích hoạt quy trình Lotics bằng cách gửi dữ liệu JSON đến URL đó.

Dữ liệu webhook đến có sẵn như dữ liệu có cấu trúc trong quy trình. Bạn có thể trích xuất trường, tạo hoặc cập nhật bản ghi, chạy xử lý AI và kích hoạt hành động tiếp theo. Hỗ trợ xác minh chữ ký để bạn có thể xác nhận yêu cầu đến từ nguồn tin cậy.

REST API

Lotics API cung cấp quyền truy cập lập trình đầy đủ vào mọi thứ trong không gian làm việc: bảng, bản ghi, chế độ xem, quy trình, mẫu tài liệu, file và tài khoản kết nối. API tuân theo quy ước REST với request và response body dạng JSON. Đặc tả OpenAPI 3.1.0 được công bố tại https://api.lotics.ai/v1/openapi.json.

API key được tạo trong Cài đặt > API Keys và có phạm vi trong một tổ chức. Xem tài liệu REST API để biết chi tiết xác thực, endpoint có sẵn, giới hạn tốc độ và ví dụ code.

Câu hỏi thường gặp

Lotics có lưu mật khẩu email hoặc thông tin đăng nhập lưu trữ đám mây không?

Không. Tất cả tích hợp sử dụng ủy quyền OAuth 2.0. Lotics nhận token truy cập có phạm vi, không bao giờ mật khẩu của bạn. Bạn có thể thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào từ cài đặt tài khoản Google, Microsoft hoặc nền tảng.

Nhiều thành viên có thể kết nối tài khoản riêng của họ không?

Có. Mỗi thành viên có thể kết nối Gmail, Outlook hoặc tài khoản khác của riêng họ. Quy trình chỉ định tài khoản kết nối nào sử dụng, nên bạn kiểm soát email nào gửi từ địa chỉ nào.

Điều gì xảy ra nếu token tài khoản kết nối hết hạn?

Lotics tự động làm mới token OAuth trước khi hết hạn. Nếu làm mới thất bại (ví dụ: người dùng thu hồi quyền truy cập), bước quy trình sẽ thất bại với lỗi rõ ràng và tài khoản kết nối sẽ hiển thị là đã ngắt kết nối trong Cài đặt để bạn có thể ủy quyền lại.

Tôi có thể dùng webhook để kết nối Lotics với ERP không?

Có. Thiết lập kích hoạt webhook trong quy trình Lotics để nhận sự kiện từ ERP. ERP gửi HTTP POST với dữ liệu sự kiện (đơn hàng mới, cập nhật tồn kho, trạng thái lô hàng) và Lotics xử lý tự động.

Tích hợp nền tảng Việt Nam có sẵn trên tất cả các gói không?

Có. Tích hợp WinInvoice, VietQR và PayOS có sẵn trên tất cả các gói Lotics. Thiết lập bao gồm kết nối tài khoản doanh nghiệp trong Cài đặt > Kết nối.

Nếu tôi cần tích hợp không có trong danh sách thì sao?

Cho bất kỳ hệ thống nào chưa được hỗ trợ trực tiếp, webhook và REST API cung cấp khả năng kết nối phổ quát: bất kỳ công cụ nào có thể gửi hoặc nhận yêu cầu HTTP đều có thể trao đổi dữ liệu với Lotics. Liên hệ đội Lotics để trao đổi yêu cầu.