Tích hợp

Triết lý tích hợp

Mọi tích hợp của Lotics đều xây dựng trên cùng nguyên tắc: xác thực bằng OAuth để Lotics không bao giờ xử lý mật khẩu, đồng bộ dữ liệu hai chiều để cả hai hệ thống luôn cập nhật, và cung cấp mọi kết nối như một trigger và action trong quy trình để bạn có thể tự động hóa xuyên công cụ mà không cần code.

Tài khoản kết nối có phạm vi tổ chức. Khi một thành viên kết nối Gmail hoặc Google Drive của họ, quy trình do bất kỳ ai trong tổ chức tạo đều có thể sử dụng kết nối đó. Điều này có nghĩa một người ủy quyền tài khoản và toàn bộ đội ngũ hưởng lợi từ các tự động hóa gửi email, đọc file hoặc gửi tin nhắn thông qua nó.

Tất cả tích hợp được quản lý từ Cài đặt, Tài khoản kết nối. Trợ lý AI cũng có thể hướng dẫn bạn kết nối tài khoản. Mô tả những gì bạn muốn tự động hóa và nó sẽ hướng dẫn bạn qua quy trình OAuth và thiết lập quy trình cho bạn.

Email: Gmail và Outlook

Kết nối tài khoản Gmail hoặc Microsoft Outlook qua OAuth. Sau khi kết nối, bạn có thể gửi email trực tiếp từ Lotics, thủ công từ trợ lý AI hoặc tự động qua quy trình. Email được gửi từ địa chỉ email thật của bạn, nên người nhận thấy tin nhắn từ bạn, không phải từ địa chỉ hệ thống chung.

Sức mạnh thật sự là trigger email đến. Khi email mới đến khớp với tiêu chí của bạn (người gửi, tiêu đề, nhãn), Lotics tự động bắt đầu quy trình. Quy trình nhận toàn bộ email: tiêu đề, nội dung, người gửi và tệp đính kèm. Các bước AI sau đó có thể trích xuất dữ liệu từ tệp đính kèm (hóa đơn, đơn đặt hàng, chứng từ vận chuyển), tạo hoặc cập nhật bản ghi, và chuyển công việc đến đúng thành viên.

Một mô hình phổ biến: nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email. Lotics phát hiện email, AI trích xuất chi tiết từ PDF đính kèm, tạo bản ghi trong bảng hóa đơn, đối chiếu số lượng với đơn đặt hàng tương ứng, đánh dấu sai lệch và thông báo cho đội tài chính. Không ai cần mở email thủ công.

Lưu trữ đám mây: Google Drive và OneDrive

Kết nối Google Drive hoặc Microsoft OneDrive/SharePoint để truy cập file lưu trữ trên đám mây. Quy trình có thể đọc tài liệu từ thư mục cụ thể, xử lý bằng AI và ghi kết quả trở lại. Tệp đính kèm trên bản ghi có thể đồng bộ với thư mục chỉ định để tổ chức file hiện tại của bạn vẫn nguyên vẹn.

Cho các đội quản lý hợp đồng, chứng chỉ hoặc tài liệu tuân thủ trong thư mục chia sẻ, tích hợp này có nghĩa Lotics có thể lấy phiên bản mới nhất của tài liệu, trích xuất ngày hoặc giá trị quan trọng và cập nhật bản ghi tự động. Khi tài liệu mới xuất hiện trong thư mục được giám sát, quy trình có thể kích hoạt để xử lý nó.

Thư viện tài liệu SharePoint được hỗ trợ thông qua tích hợp OneDrive, nên tổ chức dùng Microsoft 365 có thể kết nối trực tiếp các team site.

Nhắn tin: Zalo và Facebook

Zalo là nền tảng nhắn tin chủ đạo tại Việt Nam với hơn 70 triệu người dùng. Lotics tích hợp với Zalo Official Account (OA) để doanh nghiệp có thể gửi thông báo đến khách hàng trực tiếp từ quy trình: xác nhận đơn hàng, cập nhật giao hàng, nhắc lịch hẹn và biên lai thanh toán. Khi khách hàng phản hồi hoặc gửi yêu cầu đến Zalo OA của bạn, Lotics có thể nhận tin nhắn đó và kích hoạt quy trình để định tuyến, phản hồi hoặc tạo bản ghi.

Tích hợp Trang Facebook hoạt động tương tự. Kết nối trang doanh nghiệp và Lotics có thể gửi tin nhắn qua đó, nhận yêu cầu khách hàng và kích hoạt quy trình khi có tin nhắn mới. Cho doanh nghiệp xử lý giao tiếp khách hàng qua Facebook Messenger, điều này có nghĩa yêu cầu chạy vào Lotics tự động và có thể theo dõi, phân công và phản hồi cùng với công việc vận hành khác.

Cả hai tích hợp hỗ trợ tin nhắn mẫu cho thông báo có cấu trúc (ví dụ: trạng thái đơn hàng với mã vận đơn, ETA giao hàng với địa chỉ) để tin nhắn trông chuyên nghiệp và bao gồm dữ liệu cụ thể lấy từ bản ghi của bạn.

Nền tảng doanh nghiệp Việt Nam

Doanh nghiệp Việt Nam hoạt động theo các yêu cầu quy định cụ thể: hóa đơn điện tử cho tuân thủ thuế, tích hợp ngân hàng nội địa cho đối soát thanh toán và tiêu chuẩn thanh toán bằng QR. Lotics tích hợp với các nền tảng xử lý các yêu cầu này một cách tự nhiên.

Các tích hợp này đặc biệt có giá trị cho đội vận hành hiện đang đối soát thanh toán thủ công hoặc nhập lại dữ liệu hóa đơn giữa các hệ thống. Với Lotics, quy trình có thể phát hành hóa đơn điện tử trong WinInvoice khi bản ghi bán hàng được đánh dấu hoàn thành, tạo mã VietQR để khách hàng thanh toán, và đối chiếu giao dịch ngân hàng đến từ Vietcombank để đóng vòng. Tất cả được theo dõi tại một nơi.

Thêm tích hợp

Lotics đang tích cực xây dựng thêm các tích hợp. Nền tảng được thiết kế để mở rộng. Các nhà cung cấp OAuth và kết nối API mới được thêm thường xuyên dựa trên nhu cầu khách hàng. Nếu bạn cần tích hợp không có trong danh sách, liên hệ đội Lotics để trao đổi yêu cầu.

Cho bất kỳ hệ thống nào chưa được tích hợp trực tiếp, webhook và REST API cung cấp khả năng kết nối phổ quát. Bất kỳ công cụ nào có thể gửi hoặc nhận yêu cầu HTTP đều có thể trao đổi dữ liệu với Lotics.

Webhook

Cho các hệ thống mà Lotics không tích hợp trực tiếp, webhook cung cấp điểm kết nối phổ quát. Mỗi trigger webhook trong quy trình nhận được URL HTTPS tự động tạo. Bất kỳ hệ thống bên ngoài nào có thể gửi yêu cầu HTTP POST (ERP, nền tảng thương mại điện tử, thiết bị IoT, ứng dụng tùy chỉnh) đều có thể kích hoạt quy trình Lotics bằng cách gửi dữ liệu JSON đến URL đó.

Dữ liệu webhook đến có sẵn như dữ liệu có cấu trúc trong quy trình. Bạn có thể trích xuất trường, tạo hoặc cập nhật bản ghi, chạy xử lý AI và kích hoạt hành động tiếp theo. Webhook hỗ trợ xác minh chữ ký để bạn có thể xác nhận yêu cầu đến từ nguồn tin cậy.

Webhook đi hoạt động như action trong quy trình: khi bản ghi thay đổi hoặc quy trình đến bước cụ thể, Lotics gửi HTTP POST với dữ liệu sự kiện đến endpoint của bạn. Điều này hữu ích để giữ dashboard bên ngoài, data warehouse hoặc hệ thống cũ đồng bộ với dữ liệu Lotics.