Gửi một bản ghi để duyệt hoặc ký
Có những câu trả lời đến từ người ngoài nhóm của bạn: khách duyệt bản in thử, đối tác ký biên bản bàn giao, nhà cung cấp xác nhận giao hàng. Họ không có tài khoản Lotics và cũng không nên phải có. Ứng dụng được thiết lập cho việc này cho phép bạn gửi một bản ghi bằng một đường dẫn.
Gửi đường dẫn
Mở bản ghi trong ứng dụng. Khi bản ghi đang ở bước mà ứng dụng mở cho người ngoài, bảng của nó có nút Tạo đường dẫn.
- Bấm Tạo đường dẫn.
- Cho biết đường dẫn gửi cho ai, và mở trong bao lâu: 1, 3, 7, 14 hoặc 30 ngày (mặc định 7 ngày).
- Sao chép địa chỉ, hoặc chia sẻ từ điện thoại, rồi tự gửi qua thư, Zalo hay tin nhắn.
Địa chỉ chỉ hiện một lần, lúc bạn tạo. Lotics không giữ nó ở dạng ai đọc lại được, nên địa chỉ bị mất thì tạo đường dẫn khác. Đường dẫn mới cho cùng bản ghi sẽ thay đường dẫn đang mở.
Bảng sau đó cho biết đường dẫn gửi cho ai, mở đến khi nào và đã có ai mở chưa. Lịch sử hoạt động của bản ghi ghi lại đường dẫn đã gửi, đã mở, đã thu hồi hay đã được trả lời.
Người nhận thấy gì
Một trang duy nhất, gồm những thông tin của bản ghi mà ứng dụng chọn cho xem, các danh sách dòng bên dưới, và những nút họ được bấm, như Duyệt, Yêu cầu sửa hay Ký. Có nút hỏi trước một ghi chú ngắn, một ngày hay tên gõ vào.
Họ không thấy gì khác: không thấy các bản ghi khác của bạn, ứng dụng, bình luận, lịch sử hay nhóm của bạn. Họ không thể xin thêm, chuyển đường dẫn để mở rộng quyền, hay chạm tới thứ đường dẫn không được tạo cho.
Khi nào đường dẫn ngừng mở
Đường dẫn đóng khi xảy ra một trong các việc sau:
- người nhận bấm một nút của nó, và câu trả lời được ghi lại;
- đến hạn;
- bạn hoặc đồng nghiệp mở được bản ghi bấm Thu hồi;
- bản ghi chuyển sang bước mà đường dẫn không được tạo cho, do bất kỳ ai;
- bạn tạo đường dẫn mới cho cùng bản ghi;
- bản ghi bị xóa, hoặc ứng dụng đổi chủ.
Người mở một đường dẫn đã đóng được báo lý do bằng một câu và không thấy gì của bản ghi. Câu trả lời của họ được ghi trên bản ghi là trả lời qua đường dẫn, kèm tên người nhận và người gửi.
Câu hỏi thường gặp
Người nhận có cần tài khoản không?
Không. Họ chỉ cần đường dẫn. Hãy giữ nó kín như mọi chứng từ bạn gửi thư, vì ai cầm đường dẫn đều trả lời được cho đến khi nó đóng.
Người nhận có trả lời hai lần được không?
Không. Mỗi nút kết thúc lượt truy cập, nên câu trả lời chỉ được ghi một lần và đường dẫn đóng lại.
Ai gửi được đường dẫn?
Thành viên trong tổ chức của bạn mở được bản ghi, trong ứng dụng có tính năng này. Khóa API, một đoạn mã hay một AI agent không tạo được.
Việc này có giống chia sẻ ứng dụng công khai không?
Không. Chia sẻ ứng dụng cho bất kỳ ai có đường dẫn sẽ mở mọi thứ ứng dụng đã khai báo và là quyết định của quản trị viên. Đường dẫn đến một bản ghi chỉ mở đúng bản ghi đó và hết hạn.