Lotics là gì?

Chúng tôi dựng AI làm giấy tờ và nhập liệu mà các công ty logistics vẫn đang làm thủ công. Mỗi việc một ứng dụng riêng, theo đúng chứng từ và quy trình hiện tại: AI đọc chứng từ nhận về, cập nhật dữ liệu, soạn chứng từ gửi đi, và kiểm tra các con số có khớp nhau không.

Chúng tôi dựng ứng dụng, kết nối với công cụ bạn đang dùng, và vận hành chúng. Cài đặt nằm trong gói thuê bao, không tính riêng, và đội ngũ của bạn không phải tự dựng gì cả.

Vấn đề

Vận hành tại hầu hết doanh nghiệp chạy trên công việc thủ công không tạo giá trị nhưng cần thiết để mọi thứ tiếp tục:

• Dữ liệu phân tán — trạng thái nằm trong bảng tính, email và tin nhắn. Không có một chế độ xem duy nhất về những gì đang diễn ra trong toàn bộ vận hành.
• Xử lý chứng từ thủ công — dữ liệu từ chứng từ đầu vào (đơn đặt hàng, hóa đơn, hợp đồng, chỉ thị vận chuyển) được nhập tay, rồi gõ lại vào chứng từ đầu ra (báo giá, hóa đơn, báo cáo, vận đơn).
• Phát hiện lỗi muộn — dữ liệu sai, chứng từ không khớp và trễ deadline được phát hiện sau khi đã gây thiệt hại — hóa đơn sai được gửi đi, lô hàng bị trễ, hợp đồng được ký với giá sai.
• Các công cụ không kết nối — kế toán, lưu trữ đám mây, email và các hệ thống khác không giao tiếp với nhau. Cùng một dữ liệu được nhập vào nhiều nơi thủ công.
• Trả lời chậm — để có cập nhật trạng thái, báo cáo hoặc một con số đơn giản cần phải tìm trong file, hỏi đồng nghiệp hoặc xây dựng bảng tính từ đầu.

Thêm người để xử lý khối lượng không sửa được nguyên nhân gốc. Lotics loại bỏ chính công việc thủ công đó.

Dữ liệu của bạn ở một nơi

Tất cả bản ghi của bạn — lô hàng, đơn hàng, hóa đơn, khách hàng, container, công việc sửa chữa, dự án — nằm trong một không gian làm việc với chế độ xem tùy chỉnh cho từng thành viên. Bảng có các trường có kiểu dữ liệu (text, number, date, select, liên kết bản ghi, công thức, file) giữ dữ liệu nhất quán. Mọi người trong đội thấy cùng một dữ liệu hiện tại. Không cần kiểm tra nhiều bảng tính và email để tìm một con số.

Chế độ xem cho phép những người khác nhau thấy cùng một dữ liệu theo cách khác nhau. Quản lý vận hành thấy tất cả lô hàng sắp xếp theo deadline với các mục trễ được đánh dấu. Đội kinh doanh chỉ thấy các deal được gán cho họ, nhóm theo giai đoạn. Đội tài chính thấy hóa đơn lọc theo trạng thái thanh toán. Mọi người đọc trên cùng một bản ghi, nên không ai phải đối chiếu bản của mình với bản của người khác.

AI làm việc nhập liệu

AI đọc chứng từ đầu vào (hóa đơn, chỉ thị vận chuyển, đơn đặt hàng, vận đơn, báo cáo kiểm tra, tờ khai hải quan), trích xuất dữ liệu và nhập vào các bản ghi đúng. Nó cũng lấy dữ liệu từ Gmail, Outlook, Excel, Google Drive và Zalo — để bạn không cần gõ lại những gì đã có trong email hoặc bảng tính.

AI xử lý chứng từ tiếng Việt và tiếng Anh. Nó xử lý mọi định dạng chứng từ: PDF (bao gồm bản scan), hình ảnh, file Word, bảng tính Excel và nội dung email. Với các loại chứng từ có định dạng chuẩn như hóa đơn và vận đơn, độ chính xác trích xuất thường trên 95%. Các trích xuất có độ tin cậy thấp được đánh dấu để người duyệt lại.

AI làm giấy tờ

AI điền chứng từ đầu ra từ dữ liệu của bạn — hợp đồng, vận đơn, debit note, biên nhận cổng, hóa đơn, báo cáo. Mẫu chứng từ của công ty bạn (Excel, Word hoặc PDF), được điền dữ liệu thực, sẵn sàng gửi.

Nó cũng đối chiếu chứng từ với nhau và với bản ghi của bạn. Giá trên hóa đơn này có khớp với giá hợp đồng không? Số container trên vận đơn có khớp với xác nhận booking không? Số lượng giao có khớp với đơn đặt hàng không? Sai lệch được phát hiện trước khi chứng từ được gửi đi.

Bạn duyệt trước khi bất kỳ điều gì được hoàn tất. Lotics không gửi chứng từ mà không có sự phê duyệt của bạn.

AI theo dõi vấn đề

Giá không khớp, thanh toán trễ, trễ deadline, thiếu phê duyệt — được đánh dấu tự động trước khi gây thiệt hại. Tự động hóa quy trình theo dõi dữ liệu của bạn và hành động: gửi nhắc nhở, cập nhật trạng thái, leo thang vấn đề, tạo báo cáo theo lịch.

Quy trình kích hoạt từ thay đổi bản ghi, email đến, lịch trình, nhấn nút, gửi biểu mẫu hoặc webhook. Chúng nối các bước lại với nhau: cập nhật bản ghi, gửi email, tạo chứng từ, gọi API bên ngoài, chạy trích xuất AI, với logic điều kiện và vòng lặp.

Hỏi câu hỏi, nhận câu trả lời

Trợ lý AI hiểu không gian làm việc của bạn. Hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên — "hóa đơn nào quá hạn?" hoặc "biên lợi của chúng ta tháng này là bao nhiêu?" hoặc "cho tôi xem tất cả container đã ở bãi hơn 14 ngày" — và nhận câu trả lời kèm dữ liệu hỗ trợ. Không cần xây dựng báo cáo từ đầu.

Trợ lý dùng chung bộ công cụ mà cả nền tảng chạy trên đó: tạo bảng và trường, dựng chế độ xem có bộ lọc, tạo mẫu chứng từ, thiết lập tự động hóa quy trình, nhập dữ liệu từ bảng tính và gửi email.

Lotics dành cho ai

Đội ngũ vận hành và chủ doanh nghiệp tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (5-100 người) nơi vận hành là cốt lõi của công việc: quản lý quy trình vật lý hoặc logistics, khối lượng chứng từ lớn và phối hợp hàng ngày giữa các đội.

Chúng tôi bắt đầu từ chuỗi cung ứng và logistics — các công ty sản xuất, thương mại và vận chuyển hàng hóa, nơi giấy tờ nặng nhất và các doanh nghiệp đủ giống nhau để mỗi lần dựng lại rút ngắn lần sau: công ty sản xuất, nhà phân phối và thương mại, giao nhận vận tải, khai quan, depot container, vận tải đường bộ, xuất nhập khẩu. Cùng bộ ứng dụng đó chạy được cho mọi vận hành nhiều chứng từ; xây dựng và dịch vụ chuyên nghiệp là hướng mở rộng, không phải điểm bắt đầu.

Lotics khác gì

vs. Excel / Google Sheets

Bảng tính lưu trữ dữ liệu nhưng không tạo đòn bẩy. Mọi con số được gõ tay. Không có xử lý chứng từ — bạn không thể thả hóa đơn vào bảng tính và để nó trích xuất dữ liệu. Không có đối chiếu — nếu giá không khớp hợp đồng, không ai biết cho đến khi hóa đơn sai được gửi đi. Không có tự động hóa — cập nhật trạng thái, nhắc nhở và báo cáo đều thủ công. Khi đội lớn lên, bạn gặp xung đột phiên bản, công thức hỏng và file không ai tìm thấy.

Lotics thay thế việc gõ tay. AI đọc chứng từ của bạn và nhập dữ liệu vào bản ghi có cấu trúc. AI tạo chứng từ đầu ra từ dữ liệu đó. Quy trình tự động hóa các bước lặp đi lặp lại. Mọi người làm việc trên cùng một dữ liệu trực tiếp với chế độ xem theo vai trò — thay vì gửi bảng tính qua email.

vs. Phần mềm ngành (Freightek, CargoWise, v.v.)

Phần mềm ngành số hóa quy trình nhưng không loại bỏ công việc thủ công. Bạn vẫn gõ vào 7 tab mỗi lô hàng. Bạn vẫn nhập dữ liệu từ chỉ thị vận chuyển bằng tay. Phần mềm áp đặt quy trình cố định có thể không khớp với cách doanh nghiệp bạn thực sự hoạt động, và tùy chỉnh thì đắt hoặc không thể.

Lotics loại bỏ việc gõ tay. AI đọc chỉ thị vận chuyển và điền tất cả các trường — bạn duyệt thay vì gõ. Không gian làm việc được cấu hình để khớp với quy trình thực tế của bạn, không phải ngược lại. Loại chứng từ mới, trường và quy trình được thêm trong vài phút, không phải vài tháng.

vs. ERP (SAP, Odoo, MISA AMIS)

ERP nắm phần kế toán, kế hoạch sản xuất và nhân sự, và ở đó họ mạnh hơn: chiều sâu tài chính, tuân thủ quy định, hệ sinh thái lâu năm. Chúng tôi không cạnh tranh ở lớp đó. Dùng cùng nhau, không phải thay thế: phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có phần mềm kế toán và vẫn giữ nó, Lotics kết nối vào chứ không thay.

Chỗ ERP hụt là lớp bao quanh phần lõi — giấy tờ, xử lý chứng từ, phối hợp giữa các bàn việc — thứ ERP xem là ngoài phạm vi, và đó lại đúng là chỗ việc thủ công nằm. Phần đó đang chạy trên bảng tính và tin nhắn nhóm ngay cạnh ERP. Lotics dựng đúng cho lớp đó, lên hệ thống trong vài ngày thay vì vài tháng, và thay đổi theo khi quy trình thay đổi.

vs. Công cụ quản lý công việc (Notion, Airtable)

Notion và Airtable tuyệt vời cho việc tổ chức thông tin, nhưng chúng dừng lại ở lưu trữ. Chúng không thể đọc hóa đơn PDF và trích xuất các dòng mục. Chúng không thể tạo vận đơn từ dữ liệu lô hàng của bạn. Chúng không thể đối chiếu debit note với giá hợp đồng. Khoảng cách giữa "dữ liệu được lưu" và "công việc hoàn thành" vẫn được lấp đầy hoàn toàn bằng công sức thủ công.

Lotics đóng khoảng cách đó. AI đọc chứng từ vào, tạo chứng từ ra và bắt sai lệch giữa chúng. Cùng một không gian làm việc lưu trữ dữ liệu của bạn cũng xử lý chứng từ và chạy quy trình — không cần công cụ bổ sung, không cần bước thủ công ở giữa.

vs. Giải pháp tùy chỉnh xây bằng AI

Công cụ code bằng AI giúp dễ dàng xây một ứng dụng CRUD cơ bản trong một cuối tuần. Nhưng phần khó không phải CRUD — mà là mọi thứ xung quanh nó:

• Quyền hạn và dữ liệu nhạy cảm. Trong môi trường vận hành thực, nhân viên, quản lý và khách hàng đều chạm vào cùng một dữ liệu — nhưng không nên thấy cùng những thứ. Quyền xem cấp trường, phạm vi bản ghi, truy cập theo vai trò, chia sẻ và nhật ký kiểm tra rất phức tạp để xây dựng đúng. Quyền hạn sai trong môi trường làm việc cộng tác có nghĩa là rò rỉ dữ liệu hoặc quy trình bị chặn. Đây là hàng tháng kỹ thuật cẩn thận, không phải dự án cuối tuần.
• Xử lý chứng từ. Tạo PDF, Word và Excel chất lượng sản xuất với định dạng đúng, dữ liệu đã hợp nhất và mẫu công ty cần chuyên sâu về OOXML, điền biểu mẫu PDF và template engine. Đọc dữ liệu từ PDF scan, hình ảnh và chứng từ song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh) thêm một lớp nữa. Đây là các lĩnh vực chuyên biệt nơi "đủ tốt" có nghĩa là hóa đơn sai và phí sửa đổi.
• Bảo trì liên tục. Mỗi thay đổi schema là một migration, cập nhật UI và deploy. Mỗi loại chứng từ mới là vấn đề template engine. Mỗi tự động hóa là một hàng đợi cần giám sát. Bạn không bảo trì một tính năng — bạn bảo trì bảng, tạo chứng từ, quyền hạn, lưu trữ file, tự động hóa và giao diện, và giữ tất cả hoạt động cùng nhau trong khi doanh nghiệp phát triển.

Lotics lo hết phần đó, dựng sẵn thành ứng dụng riêng cho từng việc và do chúng tôi vận hành — bạn không gánh chi phí kỹ thuật lẫn việc bảo trì.

vs. Các startup AI xử lý chứng từ theo ngành

Là những startup được đầu tư để tự động hóa một việc trong một ngành — bóc tách chứng từ giao nhận, xử lý công nợ phải trả — bán như một sản phẩm điểm, thường ở mức giá doanh nghiệp lớn. Khác biệt nằm ở phạm vi: họ bán phần tự động hóa của một việc; chúng tôi giao cả lớp vận hành, mỗi bàn việc một ứng dụng trên cùng một nền, ở mức giá doanh nghiệp vừa và nhỏ, dựng sẵn và vận hành thay bạn. Khi điểm đau dịch từ chứng từ sang điều độ rồi sang công nợ, một sản phẩm điểm là hết, còn chúng tôi dựng tiếp ứng dụng sau trên cùng tập dữ liệu.

vs. Công ty tư vấn AI và đơn vị tích hợp hệ thống

Tư vấn thì đưa ra khuyến nghị, nhưng không sở hữu nền tảng bạn chạy trên đó. Những hợp đồng lớn ghép nối công cụ của bên thứ ba rồi để bạn phụ thuộc vào chính người tư vấn đã nắm hệ thống. Các đơn vị làm plugin thì đưa nền tảng rồi để bạn tự lo phần tích hợp và cấu hình, mà phần lớn đội ngũ không tự làm nổi. Chúng tôi sở hữu trọn bộ — nền tảng, AI, bộ tạo chứng từ, tiện ích trình duyệt — và phần dựng ứng dụng nằm trong gói thuê bao. Một đầu mối, một hóa đơn.

Bắt đầu sử dụng Lotics với CLI

Cách nhanh nhất để một AI agent bắt đầu sử dụng Lotics là qua CLI:

npm install -g @lotics/cli
lotics auth signup [email protected] --name "My Agent"

Điều này tạo tài khoản, tổ chức, không gian làm việc và khóa API trong một bước. Agent của bạn sẵn sàng tạo bảng, ghi bản ghi, tạo chứng từ và thiết lập tự động hóa.

lotics tools                    # liệt kê tất cả các công cụ theo danh mục
lotics tools create_table       # xem schema đầu vào đầy đủ của một công cụ
lotics run create_table '...'   # thực thi công cụ với tham số JSON

Xem hướng dẫn CLI đầy đủ tại /docs/cli.

Với người dùng, đường đi thông thường là một buổi tư vấn. Chúng tôi đi qua vận hành của bạn, dựng ứng dụng theo đúng chứng từ và quy tắc của bạn, chuyển dữ liệu đang có vào, rồi hướng dẫn đội ngũ — vài ngày đến một tuần kể từ buổi gọi, và phần cài đặt nằm trong gói chứ không tính riêng. Sau đó chúng tôi dựng tiếp mỗi khi quy trình thay đổi.

Ngoài ra có gói miễn phí để bạn tự đăng ký và thử với trợ lý AI. Đó là một phần thật của sản phẩm và tài liệu bên dưới mô tả đầy đủ, nhưng không phải hướng chúng tôi khuyên dùng để chạy việc thật: ứng dụng mà một doanh nghiệp thực sự vận hành trên đó là ứng dụng do chúng tôi dựng.

Mục lục tài liệu

Để chia sẻ bất kỳ trang nào với AI agent, sử dụng URL .md (ví dụ, https://lotics.ai/docs/overview.md).

Câu hỏi thường gặp

Lotics là gì?

Chúng tôi dựng AI làm giấy tờ và nhập liệu mà các công ty logistics vẫn đang làm thủ công, giao thành mỗi việc một ứng dụng riêng và do chúng tôi vận hành. AI đọc chứng từ nhận về và nhập dữ liệu, soạn chứng từ gửi đi từ chính dữ liệu đó, rồi đối chiếu xem các con số có khớp nhau không. Đội bạn soát lại trước khi gửi đi.

Lotics khác Airtable hay Notion ở đâu?

Airtable và Notion là công cụ đa dụng để lưu trữ dữ liệu. Lotics được xây dựng cho vận hành: AI đọc chứng từ và nhập dữ liệu tự động, tạo chứng từ đầu ra từ mẫu, đối chiếu giá trị giữa các bản ghi liên quan và xử lý chứng từ kinh doanh tiếng Việt. Nó thay thế công việc thủ công giữa các hệ thống, không chỉ theo dõi.

Tôi có cần kỹ năng kỹ thuật để dùng Lotics không?

Không, và bạn cũng không phải tự dựng gì. Chúng tôi dựng ứng dụng, đội ngũ của bạn dùng: đưa chứng từ vào, soát lại phần AI đã soạn, rồi duyệt. Không ai phải trở thành quản trị viên để mọi thứ tiếp tục chạy.

Thiết lập mất bao lâu?

Vài ngày để vận hành: một đến hai ngày nếu chúng tôi đã hiểu ngành của bạn, tối đa một tuần với ngành mới. Phần cài đặt nằm trong gói thuê bao chứ không tính riêng, và sau khi lên hệ thống chúng tôi vẫn cải thiện theo từng tuần.

Dữ liệu của tôi có an toàn không?

Tất cả dữ liệu được mã hóa khi lưu trữ và truyền tải. Kiểm soát truy cập theo vai trò xác định ai có thể xem hoặc chỉnh sửa gì. Mọi thao tác được ghi lại trong nhật ký kiểm tra. Tất cả dữ liệu có thể xuất ra định dạng chuẩn bất cứ lúc nào.

Lotics có xử lý được vận hành đặc thù của chúng tôi không?

Chúng tôi không chỉnh vài thiết lập trên một mẫu chung — chúng tôi dựng ứng dụng. Mẫu chứng từ của bạn, tên trường của bạn, các bước quy trình của bạn, quy tắc nghiệp vụ của bạn. Ứng dụng của một doanh nghiệp giao nhận không giống của một doanh nghiệp sản xuất, vì mỗi bên được dựng theo đúng cách bên đó đang làm.